OAM står for Officially Appointed Mechanism og er Finanstilsynets portal til indberetning og opbevaring af oplysninger i henhold til gældende regler på kapitalmarkedsområdet.
OAM fungerer desuden som indsamlingsportal efter ESAP-reglerne. ESAP er det fælleseuropæiske adgangspunkt og har til formål at give offentligheden let og centraliseret adgang til oplysninger om enheder og deres produkter, som er relevante for finansielle tjenesteydelser, kapitalmarkeder, bæredygtighed og mangfoldighed. Du kan læse mere om ESAP på Finanstilsynets hjemmeside under ESAP.
Denne privatlivspolitik supplerer Finanstilsynets generelle privatlivspolitik samt særskilte privatlivspolitikker for ledende medarbejdere og storaktionærer. Finanstilsynets generelle privatlivspolitik beskriver de overordnede rammer for behandling af personoplysninger som led i varetagelsen af Finanstilsynets opgaver, mens de to særskilte privatlivspolitikker beskriver, hvordan Finanstilsynet behandler personoplysninger om ledende medarbejdere og storaktionærer.
Denne privatlivspolitik skal læses sammen med Finanstilsynets generelle privatlivspolitik og de to særskilte privatlivspolitikker.
1. Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det betyder, at personoplysninger er oplysninger, der direkte eller indirekte kan henføres til en bestemt person. Det kan eksempelvis være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, kontonummer eller CPR-nummer.
2. Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger
Når du anvender OAM, behandler Finanstilsynet personoplysninger for at varetage sine opgaver efter gældende regler. Det sker eksempelvis, hvis vi:
- modtager, registrerer og behandler loginoplysninger, indberetninger og andre oplysninger,
- fører tilsyn med overholdelsen af relevante indberetnings- og oplysningsforpligtelser,
- kommunikerer med indberettere og brugere i forbindelse med indberetninger til OAM, elle
- offentliggør eller videregiver oplysninger i henhold til lovgivningen, f.eks. når det følger af ESAP-reglerne.
Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og/eller e. Hvilken bestemmelse der finder anvendelse, afhænger af den konkrete behandling og den EU-retlige eller nationale lovgivning.
Hvis vi behandler CPR-numre, sker det alene, når betingelserne herfor efter gældende EU-retlig og national lovgivning er opfyldt. Retsgrundlaget for behandlingen af CPR-numre er databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Afhængigt af hvordan OAM anvendes, kan Finanstilsynet behandle forskellige typer personoplysninger. Det kan eksempelvis være:
- navn og kontaktoplysninger,
- oplysninger om brugeradgang og fuldmagter,
- oplysninger om din anvendelse af OAM, herunder login- logoplysninger,
- oplysninger, som indtastes i og indsendes via OAM, og som Finanstilsynet behandler, og som kan indeholde personoplysninger, og
- oplysninger, som fremgår af henvendelser til Finanstilsynet eller OAM.
Du kan også læse om, hvilke personoplysninger vi behandler i forbindelse med indberetninger vedrørende ledende medarbejdere og disses nærtstående samt storaktionærer i de særskilte privatlivspolitikker.
4. Hvornår videregiver vi personoplysninger?
Finanstilsynet videregiver kun personoplysninger, når der er et retligt grundlag herfor. Personoplysninger kan blandt andet videregives til andre offentlige myndigheder, når det er nødvendigt for varetagelsen af deres opgaver.
Ved indberetning i henhold til ESAP-reglerne er Finanstilsynet som udpeget indsamlingsorgan forpligtet til at videresende indberetningen til ESAP. Den indberetningspligtige skal i henhold til artikel 5, stk. 6 i ESAP-forordningen gøre Finanstilsynet opmærksom på, hvis indberetningen indeholder personoplysninger.
For yderligere oplysninger om Finanstilsynets videregivelse af personoplysninger henvises til Finanstilsynets generelle privatlivspolitik.
5. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger i OAM, så længe det er nødvendigt for det formål, oplysningerne behandles til, for at opfylde vores forpligtelser som offentlig myndighed og for at overholde gældende lovgivning, herunder arkivloven. Når formålet med behandlingen ikke længere er til stede, og vores forpligtelser som offentlig myndighed er opfyldt, afleveres en kopi af data til Rigsarkivet i overensstemmelse med arkivloven.
Hvis din indberetning giver anledning til videre sagsbehandling, kan dine personoplysninger overføres til Finanstilsynets elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Her opbevarer vi oplysningerne, så længe det er nødvendigt for behandlingen af sagen eller indtil en lovbestemt frist udløber.
Oplysninger om dig i Finanstilsynets elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem overføres til Rigsarkivet efter afslutningen af den relevante journalperiode i overensstemmelse med arkivloven. Finanstilsynet kan herefter i en periode fortsat søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden. Den historiske udgave slettes senest 15 år efter journalperiodens afslutning.
For indberetninger til ESAP, der indeholder personoplysninger, gælder særlige regler om opbevaring. Efter artikel 5, stk. 1, litra g, i ESAP-forordningen kan personoplysninger som udgangspunkt opbevares i højst fem år med henblik på at blive gjort tilgængelige på ESAP, medmindre andet følger af de relevante EU-regler.
For yderligere oplysninger om Finanstilsynets opbevaring af personoplysninger henvises til Finanstilsynets generelle privatlivspolitik.
6. Cookies
OAM anvender nødvendige tekniske cookies og lignende teknologier for at sikre funktionalitet, sikkerhed, login og korrekt drift af OAM.
Du kan læse mere om Finanstilsynets anvendelse af cookies i Finanstilsynets generelle privatlivspolitik og cookiepolitik.
7. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Finanstilsynets behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Finanstilsynet.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
8. Finanstilsynet som dataansvarlig
Finanstilsynet er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager fra dig eller indsamler i forbindelse med din brug af OAM.
Du kan kontakte Finanstilsynets på følgende måder:
- På mail: Finanstilsynet@ftnet.dk
- På telefon: 33 55 82 82
- Ved brev: Finanstilsynet, Strandgade 29, 1401 København K
9. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:
- På mail: dpo@sktst.dk
- På telefon: 72 37 82 93
- Ved brev: Skattestyrelsen, Att. Databeskyttelsesrådgiveren, Hannemanns Allé 25, 2300 København S
10. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.