Fortrolig kommunikation med Finanstilsynet

Digital post

Borgere og virksomheder kan sende og modtage digital post med følsomt indhold til og fra Finanstilsynet ved at logge på virk.dk, borger.dk, eboks.dk med MitID og derigennem sende en kryp­teret og signeret meddelelse.

Meddelelsen bliver automatisk sendt videre til Finanstilsynets hovedpostkasse finanstilsynet@ftnet.dk, som derefter fordeler meddelelserne internt i Finanstilsynet.

Krypteret e-mail

Du kan sende krypteret e-mail til Finanstilsynets hovedpostkasse, finanstilsynet@ftnet.dk, ved at anvende Finanstilsynets offentlige OCES3-certifikat.

Certifikatet kan hentes fra https://erhvervsadministration.nemlog-in.dk/search ved at søge efter adressen på følgende måde:

• Indtast e-mail-adressen finanstilsynet@ftnet.dk
• Tryk på knappen "Søg"

Søgeresultatet vises og certifikatet hentes som vCard og gemmes i kontaktpersoner.

Udover hovedpostkassen har Finanstilsynet andre officielle postkasser, som du kan sende krypteret e­-mail til. Det er bl.a.:

• anmeldelse@ftnet.dk - anmeldelse af teknisk grundlag for Firmapensionskasser og Livsforsikrings­selskaber.
• itincident@ftnet.dk - IT-hændelsesrapportering for finansielle virksomheder, fælles datacentraler og udbydere af betalingstjenester.
• stor@ftnet.dk - Indberetning af muligt markedsmisbrug

Certifikater hertil hentes på samme måde som certifikatet til hovedpostkassen.

SEPO tunnelmail

Det er ligeledes muligt at kommunikere sikkert og fortroligt med enkelte medarbejdere i Finanstilsynet (direkte adressering). Det kræver dog, at man har installeret et system, som understøtter SEPO tunnel-formatet – også kaldet tunnelmail. Det kan således være specielt relevant for virksomheder med en hyppig forekommende udveksling af fortrolige data med Finanstilsynet.

Tunnelmail adresserer det forhold, at mails mellem virksomhed og Finanstilsynet ligeledes kan sendes både krypteret og signeret. Det sidste er væsentligt for tilsynets sagsbehandling.

Tunnelmail giver således mulighed for at sende en mail med fortroligt indhold direkte til en medarbejder i Finanstilsynet, dvs. udenom de traditionelle hoved/afdelingspostkasser.

Generelt om digital post og krypteret e-mail

Prøv så vidt muligt, i emnefeltet, at angive en kort tekst, der beskriver, hvad henvendelsen vedrører. Dette er med til at lette den interne fordeling. Dog skal du være opmærksom på, at emnefeltet ikke krypteres.

Finanstilsynet kan ikke hjælpe med teknisk support i forbindelse med afsendelse af digital post og krypteret e-mail. I stedet henviser vi til MitID. 

Bemærk: En digital meddelelse eller krypteret e-mail kan blive blokeret af sikkerhedsmæssige år­sager. Hvis din digitale post indeholder bestemte filtyper (f.eks. .exe, .com, .zip eller .rar) kan den blive blo­keret, og Finanstilsynet vil dermed ikke modtage den digitale post.

Filkassen

Filkassen er en integreret fildelingstjeneste fra Statens IT. Finanstilsynet bruger den som en sikker platform til at udveksle dokumenter digitalt med eksterne parter, f.eks. virksomheder, rådgivere eller andre myndigheder. Filkassen gør det muligt at sende og modtage filer på en måde, der lever op til kravene om datasikkerhed og fortrolighed.

Bl.a. skal materiale til inspektioner sendes til Finanstilsynet via Filkassen.

Sådan sender du materiale via Filkassen

• Oplys navn og e-mail på relevante kontaktpersoner til Finanstilsynet.
• Kontaktpersonerne får herefter tilsendt et personligt link til Filkassen. Når man klikker på linket, sendes et kodeord til ens e-mail.
• Følg anvisningerne på skærmen for at uploade de ønskede filer. Sørg for, at du kun uploader de dokumenter, som Finanstilsynet har anmodet om.
• Finanstilsynet får ikke automatisk besked, når der uploades materiale, så send gerne en e-mail.
• Filkassen er designet til at beskytte dine data under overførslen. Del ikke linket med uvedkommende.

Krav til materialet

For at lette gennemgangen af materialet og inspektionsprocessen i øvrigt skal du være opmærksom på dette:

1. Opdeling: Materialet skal opdeles i mindre filer, der er afgrænset i forhold til det enkelte punkt eller gruppe af punkter i indkaldelsesbrevet eller til den enkelte sag. Politikker, forretningsgange mv. skal f.eks. uploades i særskilte dokumenter/filer. 
2. Navngivning: Filernes navn skal tydeligt beskrive indholdet og henvise til det relevante punkt i indkaldelsesbrevet. Vær dog opmærksom på, at navnene ikke må blive for lange.
3. Identifikation: Materiale til gennemgang af eksponeringssager eller andre stikprøver placeres i separate mapper for hver enkelt sag. Mapperne skal være entydigt nummereret med henblik på identifikation ved gennemgang (f.eks. ”FT01”). Identifikationsnummeret skal være gennemgående, så sagen kan identificeres på tværs af de lister, den indgår i. Relevante dokumenter for eksponeringssager skal være adskilt i enkeltfiler. 
   • Særligt for sager med pant i fast ejendom: For sager med pant i fast ejendom skal alt materiale (vurderingsrapporter mv.) vedrørende hver enkelt ejendom lægges i separate undermapper for hver ejendom. Mappenavnet skal være ejendommens adresse. Strukturen på mappenavnet (adressen) er essentiel, da der sker automatisk indlæsning i Finanstilsynets interne ejendomsdatabase. Adressen skal skrives på følgende måde: ”[Vej] [tal], [postnummer] [By]”, f.eks. ”Strandgade 29, 1401 København K” (uden anførselstegn). For adresser med flere etager skal navnet skrives som ”[Vej] [tal], [sal]. [side], [postnummer] [By]”, f.eks. ”Strandgade 19, 2. tv, 1401 København K”. Vær særligt opmærksom på placering af komma og punktum. 
4. Cover: Hver gruppe af filer skal forsynes med et cover med en kort forklaring af filernes indhold. Det skal fremgå af coveret, hvornår og til hvilket formål materialet er udarbejdet, og om det er udarbejdet til brug for inspektionen.
5. Søgbarhed: Tekst og billeder skal så vidt muligt være søgbare.
6. Tydelighed: Tekst og billeder skal være tydelige. Alle sider skal så vidt muligt vende samme vej.
7. Komprimering: Filerne kan med fordel samles i én zip-fil for hvert af indkaldelsens hovedpunkter. Hvis materialet til et hovedpunkt er omfattende, kan det om deles i flere zip-filer. Zip-filen forsynes med et kodeord før upload til Filkassen. Instituttet oplyser kodeordet i e-mail eller telefonisk. Vær opmærksom på, at fremsendte PDF-dokumenter skal være låste, så der ikke kan redigeres i dem. 

Læs mere om Filkassen her: Filkassen | Statens IT