Lov om investeringsforeninger og specialforeninger § 14, stk. 3

Et administrationsselskab forespurgt Finanstilsynet, om der må afholdes fælles bestyrelsesmøder for selskabet og de investeringsforeninger, selskabet administrerer.

Selskabet oplyste, at medlemskredsen (ejerne) i investeringsforeningerne er forskellig, at investeringsforeningerne sammen ejer administrationsselskabet, men at det er de samme personer, der sidder i alle bestyrelserne.

Finanstilsynet meddelte, at der vil kunne afholdes fælles bestyrelsesmøder for administrationsselskabet og de enkelte investeringsforeninger eller specialforeninger, således som administrationsselskabet havde foreslået det.

Endvidere var det Finanstilsynets opfattelse, at foreningerne ved afholdelse af fælles bestyrelsesmøder skal iagttage en række forholdsregler. Selvom lovgivningen ikke indeholder forbud mod afholdelse af fælles bestyrelsesmøder, er der ikke tale om, at alt er tilladt i henseende til afholdelse af sådanne møder. Da det er et almindeligt selskabsretligt princip, at bestyrelsen i det enkelte selskab - og det betyder det enkelte bestyrelsesmedlem i det enkelte selskab - har pligt til at varetage netop dette selskabs interesser, skal foreningen være opmærksom på, at afholdelsen af fælles bestyrelsesmøder kan øge risikoen for, at det netop nævnte princip ikke bliver efterlevet. Det må antages, at risikoen især knytter sig til reglen i § 14, stk. 3 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger, hvorefter bestyrelsen har pligt til at sørge for en forsvarlig organisation af foreningens virksomhed og formueforhold.

I nogle tilfælde er der dog tale om regler, som er bindende ifølge lovgivningen:

1. De hensigtsmæssighedsbetragtninger, som kan føre til, at flere juridiske enheder afholder fælles bestyrelsesmøder, vil bevirke, at dagsordenspunkterne i vidt omfang vil være de samme i de enkelte bestyrelser. Alligevel skal der for hver forening og administrationsselskabet udfærdiges en selvstændig - selvbærende - dagsorden til bestyrelsesmødet. Sammenfaldende dagsordenspunkter vil bevirke et tilsvarende sammenfald i udsendt materiale. Det skal af det udsendte materiale tydeligt fremgå, til hvilket dagsordenspunkt i hvilket selskabs eller forenings bestyrelsesmøde (hvilke bestyrelsesmøder) materialet refererer til.
2. Tilsvarende skal der for hver enkelt forening og administrationsselskabet udfærdiges et selvstændigt referat af bestyrelsesmødet.
3. Det følger af almindelige selskabsretlige principper, at hver enkelt forening og administrationsselskabet skal have sin egen bestyrelsesprotokol og sin egen forretningsorden. De hensigtsmæssighedsbetragtninger, som kan føre til, at foreningerne og administrationsselskabet afholder fælles bestyrelsesmøder, kan bevirke, at der som det er tilfældet for dagsordenen og referater bliver tale om stort set ens forretningsordener. Hvis fælles bestyrelsesmøder er sædvanligt eller dog jævnligt forekommende, bør der være hjemmel hertil i forretningsordenen for de enkelte foreninger. Forekommer fælles bestyrelsesmøder kun sjældent - og er der derfor ikke indeholdt bestemmelser herom i forretningsordenerne - bør samtlige bestyrelsesmedlemmer tilkendegive, at de er indforstået med et fælles bestyrelsesmøde.
4. Fælles bestyrelsesmøder stiller særlige krav til formandens mødeledelse. Han må under mødet løbende gøre det klart, hvilken forenings (hvilke foreningers) forhold der nu er til debat.