Værdipapirhandlere skal følge reglerne for opbevaring af dokumentation, når de udfører investeringsrelaterede tjenesteydelser, aktiviteter og transaktioner for deres kunder. Reglerne omfatter f.eks., at telefonsamtaler bliver optaget og elektroniske meddelelser gemt, og at kommunikationen derfor finder sted på en godkendt kanal, som værdipapirhandleren er i stand til at gemme.
”Reglerne skal beskytte investorerne og øge retssikkerheden for både værdipapirhandleren og kunden. Dokumentation er bl.a. bevis for, at den transaktion, som værdipapirhandleren har udført, svarer til kundens ordre. Desuden er den vigtig for at kunne afsløre og bevise eventuelt markedsmisbrug,” siger Anders Balling, underdirektør i Finanstilsynet.
Finanstilsynet har gennemført en undersøgelse på området af tre værdipapirhandlere. Undersøgelsen viste, at værdipapirhandlerne har forskellige systemer og politikker for at leve op til dokumentationskravene. Undersøgelsen viste dog også en række udfordringer med efterlevelse af reglerne, og at der sker fejl. Fejlene opstår bl.a. på baggrund af menneskelige fejl, ved brug af manuelle systemer, hvor medarbejderne f.eks. selv skal aktivere en optagelse af en telefonsamtale, eller hvis kommunikationen finder sted på ikkegodkendte kanaler, som f.eks. WhatsApp, Signal og Telegram.
”Ansvaret for, at kravene er overholdt, er i sidste ende værdipapirhandlerens – ikke den enkelte medarbejders. Det er dermed også værdipapirhandlerens ansvar at sørge for, at medarbejderne har forudsætningerne for og redskaberne til at sikre dokumentationen – f.eks. gennem uddannelse og en højere grad af automatisering i systemerne,” siger Anders Balling.
Læs rapporten om undersøgelsen
På baggrund af undersøgelsen har Finanstilsynet udstedt tre påbud: