Værdipapirhandlere som udfører investeringsservice og investeringsaktiviteter, skal opbevare fyldestgørende dokumentation for udførte tjenesteydelser, aktiviteter og transaktioner. Denne dokumentation skal omfatte optagelse af telefonsamtaler og opbevaring af elektroniske meddelelser vedrørende transaktioner foretaget for værdipapirhandlerens egen regning og levering af tjenesteydelser, der vedrører modtagelse, formidling og udførelse af kundeordrer.
Formålet med dokumentationskravene er, at sikre investorbeskyttelsen og øge retssikkerheden i både værdipapirhandlerens og deres kunders interesser. Dokumentation sikrer, at der kan fremlægges bevis for vilkårene for enhver ordre afgivet af en kunde, og at ordren svarer til transaktionen, som er udført af værdipapirhandleren. Desuden er opbevaring af dokumentation en vigtig del af at kunne afsløre og bevise eventuel markedsmisbrug.
Ud fra ovenstående blev det undersøgt, hvorvidt Danske Bank A/S levede op til reglerne om opbevaring af fyldestgørende dokumentation, og hvilke foranstaltninger banken har truffet for at undgå, at medarbejdere gør brug af privatejet udstyr eller ikkegodkendte kommunikationsmidler, som banken ikke er i stand til at optage eller kopiere, samt hvordan banken overvåger dokumentationen vedrørende transaktioner og ordre omfattet af disse krav og sikrer, at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler er fyldestgørende.
Sammenfatning
I undersøgelsen kunne Finanstilsynet konstatere, at banken har interne kontroller til sikring af, at relevante medarbejderes elektroniske enheder er opsat til korrekt logning. Herudover er der bl.a. etableret en nødprocedure i forhold til tekniske nedbrud. Banken har dog ikke etableret en dedikeret kvalitativ kontrol på området ift. overvågning af den opbevarede dokumentation, herunder om investeringssamtaler opbevares og reelt kan fremfindes, og at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden er fyldestgørende. Banken stoler på, at mangler opdages gennem andre kontroller som forfølges af andre årsager end kontrol af record-keeping, bl.a. via markedsmisbrugsovervågning og investeringsrådgivningskontrol.
På den baggrund er det er Finanstilsynets vurdering, at der ikke foreligger den nødvendige periodiske overvågning, herunder en kontrol i overensstemmelse med reglerne, ligesom der heller ikke foreligger den krævede sikring af kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler.
Det indebærer en risiko for, at manglende dokumentation ikke opdages i tide. Hvis der ikke foreligger dokumentation, udgør det en risiko for investorbeskyttelsen, fordi det gør det umuligt at verificere, hvordan der er rådgivet, og hvad der er aftalt. Endvidere bliver det vanskeligere at afsløre og bevise eventuelt markedsmisbrug, og det kan svække retssikkerheden til skade for både banken og dens kunder.
Finanstilsynet har derfor påbudt Danske Bank A/S, at etablere en dedikeret kvalitativ kontrol på området for at overvåge overholdelse af dokumentationskravene. Kontrollen skal sikre, at samtaler og elektronisk dokumentation bag transaktioner omfattet af kravene reelt opbevares og kan fremfindes, og at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler er fyldestgørende.[1] Kontrollen skal være risikobaseret og forholdsmæssig relateret til virksomhedens størrelse og organisation.
[1] Jf. artikel 76, stk. 6 og 10 i den delegerede forordning (EU) 2017/565