Værdipapirhandlere som udfører investeringsservice og investeringsaktiviteter, skal opbevare fyldestgørende dokumentation for udførte tjenesteydelser, aktiviteter og transaktioner. Denne dokumentation skal omfatte optagelse af telefonsamtaler og opbevaring af elektroniske meddelelser vedrørende transaktioner foretaget for værdipapirhandlerens egen regning og levering af tjenesteydelser, der vedrører modtagelse, formidling og udførelse af kundeordre.
Formålet med dokumentationskravene er, at sikre investorbeskyttelsen og øge retssikkerheden i både værdipapirhandlerens og deres kunders interesser. Dokumentation sikrer, at der kan fremlægges bevis for vilkårene for enhver ordre afgivet af en kunde, og at ordren svarer til transaktionen, som er udført af værdipapirhandleren. Desuden er opbevaring af dokumentation en vigtig del af at kunne afsløre og bevise eventuel markedsmisbrug.
Ud fra ovenstående blev det undersøgt, hvorvidt Nykredit Bank A/S levede op til reglerne om opbevaring af fyldestgørende dokumentation, og hvilke foranstaltninger banken har truffet for at undgå, at medarbejdere gør brug af privatejet udstyr eller ikkegodkendte kommunikationsmidler, som banken ikke er i stand til at optage eller kopiere, samt hvordan banken overvåger dokumentationen vedrørende transaktioner og ordrer omfattet af disse krav og sikrer, at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler er fyldestgørende.
Sammenfatning
I undersøgelsen kunne Finanstilsynet konstatere, at banken ikke har en dedikeret kvalitativ kontrol på området ift. overvågning af den opbevarede dokumentation vedrørende transaktioner og ordrer omfattet af dokumentationskravene, herunder om investeringssamtaler opbevares og reelt kan fremfindes, og at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden er fyldestgørende. Banken stoler på, at mangler opdages gennem andre indirekte kontroller, bl.a. deres løbende markedsmisbrugsovervågning eller i forbindelse med klagesager eller myndighedshenvendelser. I forbindelse med undersøgelsen blev banken bedt om at lave en stikprøvekontrol. Stikprøvekontrollen viste, at Nykredit Bank A/S fandt fejl i en række tilfælde. Selve dokumentationen for ordreafgivelsen kunne dog findes ved nærmere undersøgelser af fejlene.
På den baggrund er det Finanstilsynets vurdering, at der ikke foreligger den nødvendige periodiske overvågning, herunder en kontrol i overensstemmelse med reglerne, ligesom der heller ikke foreligger den krævede sikring af kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler.
Det indebærer en risiko for, at manglende dokumentation ikke opdages i tide. Hvis der ikke foreligger dokumentation, udgør det en risiko for investorbeskyttelsen, fordi det gør det umuligt at verificere, hvordan der er rådgivet, og hvad der er aftalt. Endvidere bliver det vanskeligere at afsløre og bevise eventuelt markedsmisbrug, og det kan svække retssikkerheden til skade for både banken og dens kunder.
Finanstilsynet har derfor påbudt Nykredit Bank A/S, at etablere en dedikeret kvalitativ kontrol på området for at overvåge overholdelse af dokumentationskravene. Kontrollen skal sikre, at samtaler og elektronisk dokumentation bag transaktioner omfattet af kravene reelt opbevares og kan fremfindes, og at kvaliteten, nøjagtigheden og fuldstændigheden af dokumentationen af investeringssamtaler er fyldestgørende.[1] Kontrollen skal være risikobaseret og forholdsmæssig relateret til virksomhedens størrelse og organisation.
Finanstilsynet bemærker, at Nykredit Bank A/S har etableret den påkrævede kontrol som følge af, at banken fik udkast til påbud i høring.
[1] Jf. artikel 76, stk. 6 og 10 i den delegerede forordning (EU) 2017/565