Finanstilsynet foretog i februar 2016 inspektion af Gefion Insurance A/S. På baggrund af inspektionen indhentede Finanstilsynet en redegørelse fra selskabet om dets ledelsessystem. Samtidig blev selskabet bedt om at redegøre for dets procedurer for håndtering af rejse- og repræsentationsudgifter.
Sammenfatning og risikovurdering
Finanstilsynet gennemgik på baggrund af selskabets redegørelser dets processer og procedurer til at identificere og forhindre interessekonflikter. Finanstilsynet konstaterede i flere tilfælde, at et bestyrelsesmedlem havde deltaget i behandlingen af et punkt, hvor den pågældende person var inhabil. På den baggrund påbød Finanstilsynet selskabet at sikre, at der indføres effektive processer og procedurer til at forhindre interessekonflikter, samt at potentielle interessekonflikter identificeres i overensstemmelse med Solvens II-forordningen.
I forbindelse med gennemgangen af selskabets bestyrelsesprotokollater konstaterede Finanstilsynet, at selskabet havde afholdt generalforsamlinger, hvor der ikke var foretaget behørig indkaldelse. Finanstilsynet påbød på den baggrund selskabet at sikre, at indkaldelse og afholdelse af ordinære og ekstraordinære generalforsamlingsmøder sker i overensstemmelse med gældende regler.
Finanstilsynet gennemgik selskabets lønpolitik og vurderede, at den var mangelfuld. Lønpolitikken var kun overordnet beskrevet og udgjorde dermed ikke en ramme for selskabets aflønning. Samtidig var det Finanstilsynets vurdering, at den indebar risiko for, at selskabet kunne overtræde aflønningsreglerne. Finanstilsynet påbød derfor selskabet at sikre en skriftlig lønpolitik, der fremmer god og effektiv risikostyring.
Finanstilsynet konstaterede endvidere, at selskabet havde haft problemer med håndtering af bilag i forbindelse med rejse- og repræsentationsudgifter. Bestyrelsen blev orienteret herom i forbindelse med den eksterne revisions årsprotokollat, knap seks måneder efter at direktionen blev bekendt med den fejlagtige håndtering. Finanstilsynet påtalte på den baggrund overfor selskabet, at direktionen ikke overholdt sin forpligtelse til at videregive oplysninger til bestyrelsen om denne sag, som kunne være af betydning for bestyrelsens arbejde.
Finanstilsynet gav risikooplysning om, at selskabet i kraft af sin ledelsesstruktur havde særlige udfordringer med flere ledelsesmedlemmers uafhængighed. Dette var navnlig affødt af familiemæssige relationer ledelseslagene imellem samt af personsammenfald mellem bestyrelsesformanden og formanden for selskabets Underwriting Committee. De særlige omstændigheder, hvor en person både er kvalificeret ejer, bestyrelsesmedlem og ansat som underordnet medarbejder, kan give særlige udfordringer i forhold til parternes uafhængighed.