|
Det er bestyrelsen og direktionen, der sammen leder et selskab. Arbejdsdelingen er, at bestyrelsen tager sig af den overordnede ledelse, og direktionen varetager den daglige ledelse. Arbejdsdelingen fremgår først og fremmest af aktieselskabsloven.
Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsen skal bl.a.
- fastlægge selskabets overordnede forretningsområde og -grundlag,
- fastsætte de mål for indtjening, vækst, udvikling af nye produkter eller produktområder samt den strategi, som skal følges for at nå målene,
- varetage selskabets interesser i aftaler mellem direktionen og selskabet, eller selskaber, hvor direktionen har betydelige interesser samt ansætte og afskedige direktionen,
- følge udviklingen i selskabet,
- tage skridt til ændringer, hvis de opstillede mål ikke nås, hvis forudsætningerne ændrer sig, markedsforholdene ændrer sig eller der sker andre ændringer, som påvirker eller vil kunne påvirke selskabet,
- opstille budgetter for kommende regnskabsår, halvår eller kvartaler samt ved periodernes udløb at følge op på budgetterne,
- udarbejde årsregnskabet og et eventuelt koncernregnskab,
- træffe beslutning om væsentlige udvidelser eller indskrænkninger i selskabets drift, om større investeringer, indgåelse af samarbejdsaftaler med andre virksomheder, opkøb af andre virksomheder eller om salg af virksomheden,
- fastsætte regler om bestyrelsens og medarbejdernes ansættelsesforhold, særlige pligter m.m.,
- sørge for, at bogføringen er korrekt, at regnskabssystemer m.m. er tilstrækkelige til at opfylde selskabets behov, at der sker en hensigtsmæssig formueforvaltning, og at der er interne kontrolprocedurer,
- sørge for, at samarbejdet med selskabets revisorer fungerer,
- kontrollere, at driften sker forsvarligt og i overensstemmelse med de retningslinier, som bestyrelsen har udstukket,
- forberede selskabets generalforsamling,
- overvåge, at selskabet opfylder lovgivningens krav, f.eks. at der føres protokoller over engagementer, som er godkendt af bestyrelsen samt en aktiebog.
Opregningen af bestyrelsens opgaver er ikke endelig. De opgaver, der påhviler bestyrelsen, afhænger af det enkelte selskabs forhold, herunder selskabets art, størrelse og øvrige individuelle forhold.
Vigtige beslutninger og usædvanlige dispositioner kan som hovedregel alene træffes af bestyrelsen. Det er ikke nærmere angivet i aktieselskabsloven, hvad disse særlige dispositioner omfatter. Det skyldes, at der er stor forskel på virksomheders karakter og størrelse - ligesom sædvanen er forskellig inden for de enkelte brancher. I bank- og sparekasselovens €18 og realkreditlovens €18, stk. 2, er der dog en bestemmelse, der pålægger bestyrelsen altid at udstede en instruks, der bl.a. fastsætter, i hvilket omfang direktionen kan yde lån uden bestyrelsens forudgående medvirken.
Udover at udstikke retningslinier for den overordnede drift i selskabet skal bestyrelsen på overordnet plan følge op på selskabets drift og udvikling. I den forbindelse skal bestyrelsen udøve visse kontrolfunktioner for at sikre en forsvarlig drift af selskabet. Bestyrelsen skal således påse, at bogføringen og forvaltningen af formuen kontrolleres tilfredsstillende. Og bestyrelsen har ansvaret for, at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til selskabets drift.
Herudover gælder særlige regler for pengeinstitutter, realkreditinstitutter og livsforsikringsaktieselskaber, der er fastsat i en række love, eller som er fastsat af Finanstilsynet.
Bestyrelsens opgaver er samlet i en forretningsorden, som vises nedenfor.
Bestyrelsens forretningsorden
Forretningsordenen skal mindst indeholde bestemmelser, der
- fastlægger bestyrelsens afholdelse af møder, herunder beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der (mindst) skal afholdes møder,
- fastlægger retningslinier for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,
- fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,
- fastlægger retningslinier for oprettelse og føring af forretningsbøger, fortegnelser og protokoller,
- pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,
- pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af deres opgaver,
- pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, væsentlige dispositioner, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,
- pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,
- pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets regnskaber jævnligt i løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra, samt
- pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder løbende tage stilling til, om der er behov for intern revision.
Foruden de almindelige opgaver for bestyrelsen i et selskab har bestyrelsen i et pengeinstitut, et realkreditinstitut og et livsforsikringsaktieselskab forskellige andre pligter. For finansielle virksomheder, der er børsnoterede, gælder en række fælles regler, der er fastsat af Fondsrådet, Københavns Fondsbørs A/S eller af udenlandske børser.
Særlige regler for børsnoterede selskaber
Et børsnoteret selskab skal
- orientere offentligheden om forhold, der har betydning for kursen på selskabets værdipapirer,
- offentliggøre sit årsregnskab ved at fremsende det til Fondsbørsen, som straks offentliggør regnskabet.
Den overordnede ledelse ligger hos bestyrelsen. Bestyrelsen har den overordnede kompetence, og den ansætter og afskediger direktionen.
Bestyrelsen skal træffe afgørelse i alle sager, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.
Bestyrelsen skal påse, at bogføringen, formueforvaltningen og långivning m.m. kontrolleres på en tilfredsstillende måde efter selskabets forhold.
Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabet og følger derved de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet.
Direktionen kan kun foretage dispositioner af usædvanlig art eller af stor betydning, hvis bestyrelsen har givet særlig bemyndigelse til det, eller hvis bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabet. Sådanne dispositioner kræver dog, at direktionen snarest mulig underretter bestyrelsen om dispositionen.
Direktionens opgaver
Direktionen skal
- varetage den daglige ledelse og drift af selskabet i overensstemmelse med de retningslinier, som bestyrelsen udstikker,
- udarbejde oplæg og materiale til bestyrelsen,
- udarbejde forretningsgange, retningslinier, instrukser m.v. for øvrige medarbejdere.
Direktionen skal sørge for, at bogføringen sker efter lovgivningens regler - og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.
Aktieselskabslovens hovedretningslinier for bestyrelsens og direktionens interne opgavefordeling bør suppleres med specifikke regler i det enkelte selskab. Sådanne specifikke regler vil - udover at være en del af bestyrelsens forretningsorden - kunne udformes som en instruks til direktionen.
Bestyrelsen skal udarbejde skriftlige retningslinier for instituttets væsentligste aktivitetsområde, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion er fastlagt.
De pligter, der påhviler bestyrelsen som helhed, påhviler også det enkelte bestyrelsesmedlem og derved naturligvis den offentlige repræsentant.
Bestyrelsesmedlemmets pligter
Det enkelte bestyrelsesmedlem skal bl.a.
- deltage i bestyrelsesmøder,
- overholde tavshedspligten,
- have kendskab til relevant lovgivning, f.eks. aktieselskabsloven, bank- og sparekasseloven, lov om forsikringsvirksomhed, realkreditloven samt bekendtgørelser o.lign., der er udstedt i henhold til disse love,
- have kendskab til selskabets vedtægter,
- sikre, at der føres bestyrelsesprotokol, der skal underskrives af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer,
- sikre, at der sker vurdering af bestyrelser i datterselskaber, når der er etableret koncernforhold,
- læse og underskrive tilførsler1) i revisionsprotokollen og følge op på disse,
- sikre, at selskabet indsender de oplysninger, forretningsgange m.v. til Finanstilsynet, som kræves i medfør af regler, der gælder for selskabet,
- sikre, at der udarbejdes en instruks for direktionen,
- sikre, at der fastsættes retningslinier for direktionsmedlemmers eventuelle hverv i andre selskaber eller anden virksomhed samt godkendelse af eventuelle engagementer med disse selskaber,
- sikre, at direktører, vicedirektører, underdirektører og dermed ligestillede, interne revisions- og vicerevisionschefer samt andre ledende medarbejdere med et særligt ansvar for fonds- eller valutafunktioner ikke udfører spekulationsforretninger,
- sikre, at der udarbejdes retningslinier for grupper af medarbejdere, der ikke for egen regning må udføre eller deltage i spekulationsforretninger. Retningslinierne skal mindst omfatte ledende medarbejdere med ansvar for fonds-, valuta- eller kreditfunktioner,
- sikre, at Finanstilsynet underrettes, hvis solvenskravene ikke længere opfyldes,
- ved indtræden i et selskab sikre, at der gives meddelelse om aktiebesiddelse i selskabet og/eller aktie- og anpartsbesiddelse i selskaber inden for samme koncern samt løbende at give meddelelse om ændringer i besiddelsen,
- hvis selskabet er børsnoteret, være opmærksom på, at aktier i selskabet og koncernforbundne selskaber skal noteres på bestyrelsesmedlemmets eget navn, og kende reglerne om videregivelse af intern viden.
1) Revisionsprotokollen er revisors vigtigste kommunikationsmiddel til bestyrelsen. I protokollen berettes om arten og omfanget af det udførte revisionsarbejde samt om eventuelt konstaterede mangler vedrørende bogholderi og regnskab.
Revisor skal foretage protokoltilførsel, hvis der opstår forhold, som straks bør komme bestyrelsen til kendskab. Protokoltilførslen er således et vigtigt internt redskab i den løbende overvågning af et selskab. Protokollatet skal underskrives af alle medlemmer, når det fremlægges for bestyrelsen.
Herudover skal det nævnes, at et bestyrelsesmedlem i et selskab, der indgår i en koncern, skal kontrollere, at koncernforholdet ikke skader det selskab, hvor vedkommende er medlem af bestyrelsen. Dette kan f.eks. ske ved, at selskaber køber eller sælger ydelser eller varer til en pris, der afviger fra markedsprisen, af andre selskaber i koncernen.
For at forebygge tvivl om, på hvilke vilkår selskaber inden for samme koncern kan handle sammen, har Finanstilsynet udstedt regler om "koncern-interne transaktioner". Reglerne er næsten ens for pengeinstitutter, real-kreditinstitutter, livsforsikringsaktieselskaber, samt for andre selskaber, der er under tilsyn efter de regler, som Finanstilsynet administrerer.
Det enkelte bestyrelsesmedlem har også rettigheder.
Eksempler på bestyrelsesmedlemmets rettigheder
Bestyrelsesmedlemmet
- har ret til at få oplysninger, herunder indkaldelse til bestyrelsesmøder,
- har ret til at se alt materiale,
- har ret til at indkalde til bestyrelsesmøde,
- har ret til at få sin mening indført i protokollen, hvis han eller hun er uenig i en beslutning,
- kan kræve sit afvigende standpunkt optaget i ledelsens påtegning på årsregnskabet, hvis uenigheden angår årsregnskabet,
- har ret til at udtræde af bestyrelsen til enhver tid. Der skal gives meddelelse til bestyrelsen og for ikke generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, herunder offentlige repræsentanter, tillige meddelelse til den, der har udpeget den pågældende. Ved udtræden af bestyrelsen gælder tavshedspligtsbestemmelserne fortsat,
- repræsenterer selskabet udadtil i overensstemmelse med de retningslinier, der måtte være fastsat i det enkelte selskab,
- kan dog oftest sammen med direktionen forpligte selskabet ved aftaler, der indgås med andre. Denne tegningsret er dog ofte begrænset i vedtægterne, således at der til at forpligte selskabet kræves, at flere bestyrelsesmedlemmer tegner sammen eller, at hele bestyrelsen tegner. F.s.v. angår pengeinstitutter og pensions- og livsforsikringsaktieselskaber kræves, at mindst to personer i forening tegner selskabet, og
- kan anmode om, at revisor er til stede på et bestyrelsesmøde.
Derudover er der tillagt den samlede bestyrelse ret til at meddele pro-kura2).
2) Prokura er en fuldmagt, som legitimerer fuldmægtigen (prokuristen) til at foretage alt, hvad der vedrører forretningens drift, dog at han kun med udtrykkelig bemyndigelse kan sælge el. belåne ejendom.
Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af repræsentantskaber, revisorer, aktuarer, granskningsmænd, direktører og øvrige ansatte må ikke uberettiget videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som han eller hun har fået kendskab til under udøvelsen af sit hverv.
Formålet med tavshedspligten er at beskytte både det selskab, som har oplysningerne om andre selskaber, og det selskab, som oplysningerne drejer sig om. F.eks. vil oplysninger om, at et selskab er i vanskeligheder, kunne få en selvforstærkende virkning.
Tavshedspligten gælder ikke over for Finanstilsynet. Den gælder heller ikke internt i virksomhederne. Man kan således ikke nægte at give bestyrelsesmedlemmer oplysninger med henvisning til, at f.eks. revisor eller direktør ikke må videregive oplysningerne på grund af tavshedspligten.
Tilsvarende kan et bestyrelsesmedlem f.eks. ikke undlade at orientere revision, direktion, aktuarer eller Finanstilsynet om forhold med henvisning til tavshedspligten.
Overtrædelse af tavshedspligten straffes med bøde, hvis overtræderen ikke står til en højere straf efter den borgerlige straffelov.
Et bestyrelsesmedlem, som under udførelsen af sit hverv forsætligt eller uagtsomt tilføjer selskabet skade, kan pådrage sig erstatningsansvar. Også når skaden tilføjes aktionærer, selskabets kreditorer eller tredjemand ved overtrædelse af aktieselskabsloven eller vedtægterne.
Offentlige repræsentanter er omfattet af en bestyrelses eventuelle ansvarsforsikring i det institut, hvori de er udnævnt. Der er ikke en særlig forsikrings- eller erstatningsordning for offentlige repræsentanter.
Bestyrelsesmedlemmer kan også pålægges bøde for overtrædelse af en række bestemmelser i selskabs-, regnskabs- og bogføringslovgivningen. I grove tilfælde kan der også pålægges straf i form af hæfte.
Det enkelte medlem har ret til at få sin mening ført til protokollen. Det gælder også, hvis han eller hun har været forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde. Efterfølgende skal bestyrelsens medlemmer gøre sig bekendt med indholdet i protokollen. Forbehold over for beslutninger på det pågældende møde skal anføres.
Ved en evt. efterfølgende retssag skal der tages stilling til hvert enkelt bestyrelsesmedlems ansvar for beslutninger. Er man uenig i en beslutning, er det derfor vigtigt at tilkendegive det, hvis man senere skal kunne bevise, at man stemte imod den og ikke senere har tiltrådt den.
Ved større og vigtigere beslutninger vil det dog ofte ikke være nok alene at stemme imod beslutningen. For at frigøre sig fra et evt. medansvar vil det ofte være nødvendigt at foretage yderligere skridt, så som at udtræde af bestyrelsen for at hindre beslutningens gennemførelse eller forsøge at få den øvrige bestyrelse til at omgøre beslutningen.
Hvis en beslutning kræver samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrift, vil man altid kunne hindre beslutningens gennemførelse ved at nægte at underskrive beslutningen. Er beslutningen af en sådan karakter, at bestyrelsesmedlemmet ikke ønsker at tage ansvaret for den, kan den yderste konsekvens blive, at medlemmet benytter sin ret til at udtræde af bestyrelsen. Selvom uenigheden resulterer i, at bestyrelsesmedlemmet vælger at udtræde, skal det fremgå af protokollen, at der var uenighed i bestyrelsen.
Udtræder man af bestyrelsen, fritager dette ikke for ansvar i tidligere sager, hvor man ikke gav udtryk for sin afvigende mening.
En person er inhabil i en sag, hvis man kan sætte spørgsmålstegn ved, om han eller hun er upartisk. Det er f.eks. tilfældet, hvis personen har en personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald - eller hvis han eller hun tidligere i sagen har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse.
Det kan også være tilfældet, hvis personen deltager i ledelsen af eller har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en person, der har en særlig interesse i sagens udfald.
Inhabilitetskriteriet betyder, at bestyrelsesmedlemmer ikke må deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler eller retssager mellem selskabet og bestyrelsesmedlemmet selv. Det samme gælder ved behandling af aftaler og retssager i forhold til tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig interesse i spørgsmålet, som kan stride mod selskabets. F.eks. vil et bestyrelsesmedlem midlertidigt skulle forlade et møde, når medlemmets lån behandles af bestyrelsen.
Bestyrelsen og direktionen skal i særlig grad overvåge forsvarligheden og forløbet af engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i selskabet eller selskaber, hvori de pågældende er direktører eller bestyrelsesmedlemmer.
Desuden udstikker lovgivningen retningslinier for selskabernes direktørers familiemedlemmer m.v.:
Reglerne gælder også engagementer med personer, der er knyttet til direktører ved ægteskab, slægts- eller svogerskab i ret op- og nedstigende linie eller som søskende, og med selskaber, for hvilke sådanne personer er direktører.
Indskydergarantifonden er en privat selvejende institution, der skal yde indskydere i pengeinstitutter dækning for tab.
Indskydergarantifonden dækker efter fradrag af indskyderens eventuelle lån m.v. i pengeinstituttet, indskud indtil 300.000 kr. pr. indskyder. Herudover dækker Fonden fuldt ud bl.a. en række indskud til pensionsformål, børneopsparingskonti, boligopsparingskontrakter, uddannelseskonti, indskud på advokaters klientkonti samt indskud af umyndiges midler. Fonden har besluttet, at også forbrugernes indskud af købesum for fast ejendom, forbrugernes indskud af provenu af realkreditlån samt inde-ståender på frigørelseskonti skal dækkes.
Indskydergarantifonden må således anses for at give en rimelig gunstig dækning for de fleste indskydere.
Omvendt er indskud fra pengeinstituttets direktører eller bestyrelsesmedlemmer ikke dækket af indskydergarantiordningen. De pågældende vil derfor ikke kunne få dækket hverken de særlige indskud, der i øvrigt nyder fuld dækning, eller nettoindlån med indtil 300.000 kr. Disse personer kan alene anmelde deres tilgodehavender i konkursboet og modtage eventuel dividende.
Begrundelsen for, at et pengeinstituts ledelse ikke er omfattet af garantiordningen, er et ønske om at sikre, at ledelsen er sig sit ansvar bevidst og ikke risikofrit kan foretage dispositioner for instituttet samtidig med at være sikret egne indskud i instituttet. Garantiordningen er etableret for at sikre indskydere, der ikke deltager i instituttets ledelse, mod uforudsete tab.
Udgivet af Finanstilsynet November 1997
Elektronisk version ved Net Bureauet
|
