Siden den første "Håndbog for offentlige repræsentanter i pengeinstitutter og forsikringsselskaber" blev udsendt, er der sket en række ændringer af den finansielle lovgivning. Senest er ledelsesreglerne for pengeinstitutter, forsikringsselskaber og realkreditinstitutter blevet revideret.
Endvidere er lovgivning, regulering og tilsyn med de finansielle virksomheder blevet samlet under Økonomiministeriet, og Finanstilsynet har overtaget sekretariatsarbejdet i forbindelse med udnævnelse af offentlige repræsentanter i den finansielle sektor.
Derfor er tiden nu inde til at udsende en håndbog for alle offentlige repræsentanter.
Lovgivningen om pengeinstitutter, livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber samt realkreditinstitutter har til formål at beskytte indskydere, obligationsejere, forsikringstagere og nuværende og kommende pensionister.
Den offentlige repræsentants rolle er - sagt meget kort - at medvirke til at varetage de samfundsmæssige interesser i de finansielle institutter.
Denne håndbog har til formål at give en oversigt over de regler eller emner, som en offentlig repræsentant bør kende. Det er umuligt at beskrive alle reglerne i detaljer. Det er heller ikke meningen. Håndbogen skal alene være en introduktion til mange nye regler, som en offentlig repræsentant vil møde i sit hverv. Den kan også bruges til at genopfriske regler om ansvar, pligter og rettigheder m.v. i det daglige bestyrelses-arbejde.
God læselyst.
Marianne Jelved
Siden 1919 har der været udpeget offentlige repræsentanter i bestyrelserne for sparekasser uden garanter. I 1937 blev ordningen ændret til at omfatte alle sparekasser.
Siden 1970 har der været udpeget offentlige repræsentanter i bestyrelserne for realkreditinstitutterne.
Folketinget besluttede i 1974 at ligestille banker og sparekasser, og ordningen med offentlige repræsentanter blev udvidet til også at omfatte bankers bestyrelser.
I 1993 blev ordningen yderligere udvidet til at omfatte livs- og pensionsforsikringsaktieselskaberne.
I dag omfatter ordningen således banker, sparekasser, andelskasser, real-kreditinstitutter samt livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber.
Offentlige repræsentanter udnævnes for fire år ad gangen. Udnævnelser kan maksimalt udgøre fire perioder. Udnævnelsen foretages af økonomiministeren. Finanstilsynet fungerer som sekretariat for ministeren i denne forbindelse.
I Erhvervsudvalgets betænkning fra 1974 giver udvalget udtryk for, at formålet med at udnævne offentlige repræsentanter til de finansielle virksomheders bestyrelser er "at medvirke til, at almindelige samfundsmæssige interesser holdes for øje".
Det betyder ikke, at den offentlige repræsentant skal optræde på regeringens eller det offentliges vegne. Han eller hun er derimod helt uafhængig og kan ikke afsættes af generalforsamlingen - i modsætning til de øvrige bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer virksomhedens aktionærer. Uafhængigheden giver ham eller hende frihed til at kunne fremsætte samfundsorienterede og generelle synspunkter i forbindelse med bestyrelsens og direktionens dispositioner.
Uafhængigheden betyder, at den offentlige repræsentant ikke samtidig kan være medlem af repræsentantskabet eller på anden måde sidde i en stilling, hvor han eller hun er udpeget af generalforsamlingen.
Endelig bør det fremhæves, at alle bestyrelsesmedlemmer er ansvarlige over for selskabet på lige fod.
En offentlig repræsentant kan ikke orientere økonomiministeren om konkrete forhold, som vedkommende får kendskab til som led i sit bestyrelsesarbejde. Herved ville vedkommende bryde sin tavshedspligt.
Er der forhold, som en offentlig repræsentant ikke mener kan løses forsvarligt eller tilstrækkeligt gennem arbejdet i bestyrelsen, må vedkommende henvende sig til Finanstilsynet.
Der stilles ikke særlige faglige krav eller krav om særlig indsigt i en virksomheds drift til den person, der bliver udnævnt til offentlig repræsentant.
Derimod lægger man vægt på, at den pågældende er i besiddelse af almindelig sund fornuft. At han eller hun har en forholdsvis bred baggrund og har almindelig kendskab til samfundsforhold.
Der eksisterer ikke nærmere retningslinier for, hvem der udpeges som offentlige repræsentanter i virksomhedernes bestyrelser. Udnævnelserne beror på et skøn over, hvorvidt en person kan anses for egnet til at varetage det offentliges interesser i bestyrelsesarbejdet.
En offentlig repræsentant må ikke have et afhængighedsforhold til selskabet eller let kunne få interessemodsætninger eller habilitetsproblemer som følge af hvervet.
I praksis ser man derfor bort fra personer, der allerede har beskæftigelse i eller anden tilknytning til den finansielle sektor. Det kan være personer, der sidder i bestyrelsen eller i repræsentantskabet for en finansiel virksomhed. Eller det kan være ansatte i ledende stillinger i pengeinstitutter, realkreditinstitutter, børsmæglerselskaber eller livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber. Statsautoriserede eller registrerede revisorer udnævnes normalt ikke.
I de tilfælde, hvor ministeren udpeger offentlige repræsentanter uden forudgående indstilling, vil Finanstilsynet - så vidt muligt - undersøge kandidaternes habilitet.
For at undgå habilitetskonflikter anmodes alle kandidater om at underskrive en erklæring om den pågældendes økonomi og habilitet. Erklæringen, som normalt kaldes for en tro- og loveerklæring, lyder som følger:
Erklæring
Undertegnede erklærer herved, at såfremt jeg udnævnes som offentlig repræsentant i et pengeinstitut, realkreditinstitut eller forsikringsselskab, vil jeg udøve dette hverv samvittighedsfuldt, i overensstemmelse med lovgivningen og uafhængigt af særinteresser.
Jeg erklærer, at jeg ikke har anmeldt betalingsstandsning, har mit bo under konkursbehandling, har indgivet begæring om gældssanering eller har en forfalden gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover.
Jeg erklærer endvidere, at jeg hverken har sådan økonomisk forbindelse til det pågældende institut/selskab eller økonomiske forhold iøvrigt af en sådan karakter, at det vil kunne influere på mit hverv som offentlig repræsentant.
Jeg erklærer endvidere, at jeg ikke deltager i bestyrelsen, direktionen eller repræsentantskabet for noget pengeinstitut, forsikringsselskab eller realkreditinstitut m.v. eller andet selskab i den finansielle sektor. Dette gælder også selskaber inden for samme koncern.
Jeg erklærer endelig, at der ikke er andre omstændigheder, der kan rejse tvivl om min habilitet.
...................... den...................... ............................................
underskrift
Denne erklæring underskrives normalt af alle kandidater forud for Finanstilsynets indstilling af kandidater til hvervet som offentlig repræsentant.
I de tilfælde, hvor der er tale om udnævnelse i et koncernforbundet selskab, vil dette være anført i tro- og loveerklæringen.
Udpegelsen som offentlig repræsentant sker efter to procedurer.
I lokale og regionale pengeinstitutter sker udpegelsen efter indstilling fra den kommune eller det amt, som pengeinstituttet er hjemmehørende under.
I landsdækkende pengeinstitutter, realkreditinstitutter samt i alle livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber udnævner økonomiministeren den offentlige repræsentant uden forudgående indstilling.
Praksis når der udnævnes offentlige repræsentanter til lokale og regionale pengeinstitutter
Når tiden for en 4-års periodes udløb nærmer sig, beder Finanstilsynet det pågældende pengeinstituts hjemkommune eller amt om at indstille 3 personer, der skønnes velegnet til at bestride hvervet som offentlig repræsentant.
Når kommunens eller amtets indstilling foreligger, udarbejder Finanstilsynet et notat til økonomiministeren om de indstillede kandidater. Ministeren træffer herefter afgørelse om, hvem der skal være offentlig repræsentant.
Den pågældende udnævnes derpå af ministeren.
Finanstilsynet orienterer samtidig pengeinstituttet, pengeinstituttets hjemkommune eller amt samt Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om udnævnelsen.
På Færøerne og Grønland udpeges den offentlige repræsentant af økonomiministeren efter indstilling fra henholdsvis Færøernes Landsstyre og Grønlands Hjemmestyre.
Praksis når der udnævnes offentlige repræsentanter til landsdækkende pengeinstitutter, livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber samt realkreditinstitutter
Udnævnelsen sker uden forudgående udtalelser fra andre instanser.
Finanstilsynet udarbejder et notat til ministeren. Notatet indeholder sædvanligvis 3 egnede kandidater og evt. en indstilling om den kandidat, der skønnes mest egnet.
Økonomiministeren beslutter, hvem der skal udnævnes til hvervet.
Udnævnelser i de største selskaber drøftes i Regeringens Ansættelsesudvalg, der træffer den endelige afgørelse.
Den pågældende udnævnes derpå af økonomiministeren.
Finanstilsynet orienterer samtidig selskabet og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Ved fusioner er det den offentlige repræsentant i det fortsættende selskab, der fortsat varetager hvervet som offentlig repræsentant.
Offentlige repræsentanter er berettiget til samme vederlag som øvrige bestyrelsesmedlemmer. Vederlaget betales af den pågældende finansielle virksomhed.
Det er bestyrelsen og direktionen, der sammen leder et selskab. Arbejdsdelingen er, at bestyrelsen tager sig af den overordnede ledelse, og direktionen varetager den daglige ledelse. Arbejdsdelingen fremgår først og fremmest af aktieselskabsloven.
Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsen skal bl.a.
Opregningen af bestyrelsens opgaver er ikke endelig. De opgaver, der påhviler bestyrelsen, afhænger af det enkelte selskabs forhold, herunder selskabets art, størrelse og øvrige individuelle forhold.
Vigtige beslutninger og usædvanlige dispositioner kan som hovedregel alene træffes af bestyrelsen. Det er ikke nærmere angivet i aktieselskabsloven, hvad disse særlige dispositioner omfatter. Det skyldes, at der er stor forskel på virksomheders karakter og størrelse - ligesom sædvanen er forskellig inden for de enkelte brancher. I bank- og sparekasselovens €18 og realkreditlovens €18, stk. 2, er der dog en bestemmelse, der pålægger bestyrelsen altid at udstede en instruks, der bl.a. fastsætter, i hvilket omfang direktionen kan yde lån uden bestyrelsens forudgående medvirken.
Udover at udstikke retningslinier for den overordnede drift i selskabet skal bestyrelsen på overordnet plan følge op på selskabets drift og udvikling. I den forbindelse skal bestyrelsen udøve visse kontrolfunktioner for at sikre en forsvarlig drift af selskabet. Bestyrelsen skal således påse, at bogføringen og forvaltningen af formuen kontrolleres tilfredsstillende. Og bestyrelsen har ansvaret for, at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til selskabets drift.
Herudover gælder særlige regler for pengeinstitutter, realkreditinstitutter og livsforsikringsaktieselskaber, der er fastsat i en række love, eller som er fastsat af Finanstilsynet.
Bestyrelsens opgaver er samlet i en forretningsorden, som vises nedenfor.
Bestyrelsens forretningsorden
Forretningsordenen skal mindst indeholde bestemmelser, der
Foruden de almindelige opgaver for bestyrelsen i et selskab har bestyrelsen i et pengeinstitut, et realkreditinstitut og et livsforsikringsaktieselskab forskellige andre pligter. For finansielle virksomheder, der er børsnoterede, gælder en række fælles regler, der er fastsat af Fondsrådet, Københavns Fondsbørs A/S eller af udenlandske børser.
Særlige regler for børsnoterede selskaber
Et børsnoteret selskab skal
Den overordnede ledelse ligger hos bestyrelsen. Bestyrelsen har den overordnede kompetence, og den ansætter og afskediger direktionen.
Bestyrelsen skal træffe afgørelse i alle sager, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.
Bestyrelsen skal påse, at bogføringen, formueforvaltningen og långivning m.m. kontrolleres på en tilfredsstillende måde efter selskabets forhold.
Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabet og følger derved de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet.
Direktionen kan kun foretage dispositioner af usædvanlig art eller af stor betydning, hvis bestyrelsen har givet særlig bemyndigelse til det, eller hvis bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabet. Sådanne dispositioner kræver dog, at direktionen snarest mulig underretter bestyrelsen om dispositionen.
Direktionens opgaver
Direktionen skal
Direktionen skal sørge for, at bogføringen sker efter lovgivningens regler - og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.
Aktieselskabslovens hovedretningslinier for bestyrelsens og direktionens interne opgavefordeling bør suppleres med specifikke regler i det enkelte selskab. Sådanne specifikke regler vil - udover at være en del af bestyrelsens forretningsorden - kunne udformes som en instruks til direktionen.
Bestyrelsen skal udarbejde skriftlige retningslinier for instituttets væsentligste aktivitetsområde, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion er fastlagt.
De pligter, der påhviler bestyrelsen som helhed, påhviler også det enkelte bestyrelsesmedlem og derved naturligvis den offentlige repræsentant.
Bestyrelsesmedlemmets pligter
Det enkelte bestyrelsesmedlem skal bl.a.
1) Revisionsprotokollen er revisors vigtigste kommunikationsmiddel til bestyrelsen. I protokollen berettes om arten og omfanget af det udførte revisionsarbejde samt om eventuelt konstaterede mangler vedrørende bogholderi og regnskab.
Revisor skal foretage protokoltilførsel, hvis der opstår forhold, som straks bør komme bestyrelsen til kendskab. Protokoltilførslen er således et vigtigt internt redskab i den løbende overvågning af et selskab. Protokollatet skal underskrives af alle medlemmer, når det fremlægges for bestyrelsen.
Herudover skal det nævnes, at et bestyrelsesmedlem i et selskab, der indgår i en koncern, skal kontrollere, at koncernforholdet ikke skader det selskab, hvor vedkommende er medlem af bestyrelsen. Dette kan f.eks. ske ved, at selskaber køber eller sælger ydelser eller varer til en pris, der afviger fra markedsprisen, af andre selskaber i koncernen.
For at forebygge tvivl om, på hvilke vilkår selskaber inden for samme koncern kan handle sammen, har Finanstilsynet udstedt regler om "koncern-interne transaktioner". Reglerne er næsten ens for pengeinstitutter, real-kreditinstitutter, livsforsikringsaktieselskaber, samt for andre selskaber, der er under tilsyn efter de regler, som Finanstilsynet administrerer.
Det enkelte bestyrelsesmedlem har også rettigheder.
Eksempler på bestyrelsesmedlemmets rettigheder
Bestyrelsesmedlemmet
Derudover er der tillagt den samlede bestyrelse ret til at meddele pro-kura2).
2) Prokura er en fuldmagt, som legitimerer fuldmægtigen (prokuristen) til at foretage alt, hvad der vedrører forretningens drift, dog at han kun med udtrykkelig bemyndigelse kan sælge el. belåne ejendom.
Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af repræsentantskaber, revisorer, aktuarer, granskningsmænd, direktører og øvrige ansatte må ikke uberettiget videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som han eller hun har fået kendskab til under udøvelsen af sit hverv.
Formålet med tavshedspligten er at beskytte både det selskab, som har oplysningerne om andre selskaber, og det selskab, som oplysningerne drejer sig om. F.eks. vil oplysninger om, at et selskab er i vanskeligheder, kunne få en selvforstærkende virkning.
Tavshedspligten gælder ikke over for Finanstilsynet. Den gælder heller ikke internt i virksomhederne. Man kan således ikke nægte at give bestyrelsesmedlemmer oplysninger med henvisning til, at f.eks. revisor eller direktør ikke må videregive oplysningerne på grund af tavshedspligten.
Tilsvarende kan et bestyrelsesmedlem f.eks. ikke undlade at orientere revision, direktion, aktuarer eller Finanstilsynet om forhold med henvisning til tavshedspligten.
Overtrædelse af tavshedspligten straffes med bøde, hvis overtræderen ikke står til en højere straf efter den borgerlige straffelov.
Et bestyrelsesmedlem, som under udførelsen af sit hverv forsætligt eller uagtsomt tilføjer selskabet skade, kan pådrage sig erstatningsansvar. Også når skaden tilføjes aktionærer, selskabets kreditorer eller tredjemand ved overtrædelse af aktieselskabsloven eller vedtægterne.
Offentlige repræsentanter er omfattet af en bestyrelses eventuelle ansvarsforsikring i det institut, hvori de er udnævnt. Der er ikke en særlig forsikrings- eller erstatningsordning for offentlige repræsentanter.
Bestyrelsesmedlemmer kan også pålægges bøde for overtrædelse af en række bestemmelser i selskabs-, regnskabs- og bogføringslovgivningen. I grove tilfælde kan der også pålægges straf i form af hæfte.
Det enkelte medlem har ret til at få sin mening ført til protokollen. Det gælder også, hvis han eller hun har været forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde. Efterfølgende skal bestyrelsens medlemmer gøre sig bekendt med indholdet i protokollen. Forbehold over for beslutninger på det pågældende møde skal anføres.
Ved en evt. efterfølgende retssag skal der tages stilling til hvert enkelt bestyrelsesmedlems ansvar for beslutninger. Er man uenig i en beslutning, er det derfor vigtigt at tilkendegive det, hvis man senere skal kunne bevise, at man stemte imod den og ikke senere har tiltrådt den.
Ved større og vigtigere beslutninger vil det dog ofte ikke være nok alene at stemme imod beslutningen. For at frigøre sig fra et evt. medansvar vil det ofte være nødvendigt at foretage yderligere skridt, så som at udtræde af bestyrelsen for at hindre beslutningens gennemførelse eller forsøge at få den øvrige bestyrelse til at omgøre beslutningen.
Hvis en beslutning kræver samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrift, vil man altid kunne hindre beslutningens gennemførelse ved at nægte at underskrive beslutningen. Er beslutningen af en sådan karakter, at bestyrelsesmedlemmet ikke ønsker at tage ansvaret for den, kan den yderste konsekvens blive, at medlemmet benytter sin ret til at udtræde af bestyrelsen. Selvom uenigheden resulterer i, at bestyrelsesmedlemmet vælger at udtræde, skal det fremgå af protokollen, at der var uenighed i bestyrelsen.
Udtræder man af bestyrelsen, fritager dette ikke for ansvar i tidligere sager, hvor man ikke gav udtryk for sin afvigende mening.
En person er inhabil i en sag, hvis man kan sætte spørgsmålstegn ved, om han eller hun er upartisk. Det er f.eks. tilfældet, hvis personen har en personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald - eller hvis han eller hun tidligere i sagen har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse.
Det kan også være tilfældet, hvis personen deltager i ledelsen af eller har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en person, der har en særlig interesse i sagens udfald.
Inhabilitetskriteriet betyder, at bestyrelsesmedlemmer ikke må deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler eller retssager mellem selskabet og bestyrelsesmedlemmet selv. Det samme gælder ved behandling af aftaler og retssager i forhold til tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig interesse i spørgsmålet, som kan stride mod selskabets. F.eks. vil et bestyrelsesmedlem midlertidigt skulle forlade et møde, når medlemmets lån behandles af bestyrelsen.
Bestyrelsen og direktionen skal i særlig grad overvåge forsvarligheden og forløbet af engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i selskabet eller selskaber, hvori de pågældende er direktører eller bestyrelsesmedlemmer.
Desuden udstikker lovgivningen retningslinier for selskabernes direktørers familiemedlemmer m.v.:
Reglerne gælder også engagementer med personer, der er knyttet til direktører ved ægteskab, slægts- eller svogerskab i ret op- og nedstigende linie eller som søskende, og med selskaber, for hvilke sådanne personer er direktører.
Indskydergarantifonden er en privat selvejende institution, der skal yde indskydere i pengeinstitutter dækning for tab.
Indskydergarantifonden dækker efter fradrag af indskyderens eventuelle lån m.v. i pengeinstituttet, indskud indtil 300.000 kr. pr. indskyder. Herudover dækker Fonden fuldt ud bl.a. en række indskud til pensionsformål, børneopsparingskonti, boligopsparingskontrakter, uddannelseskonti, indskud på advokaters klientkonti samt indskud af umyndiges midler. Fonden har besluttet, at også forbrugernes indskud af købesum for fast ejendom, forbrugernes indskud af provenu af realkreditlån samt inde-ståender på frigørelseskonti skal dækkes.
Indskydergarantifonden må således anses for at give en rimelig gunstig dækning for de fleste indskydere.
Omvendt er indskud fra pengeinstituttets direktører eller bestyrelsesmedlemmer ikke dækket af indskydergarantiordningen. De pågældende vil derfor ikke kunne få dækket hverken de særlige indskud, der i øvrigt nyder fuld dækning, eller nettoindlån med indtil 300.000 kr. Disse personer kan alene anmelde deres tilgodehavender i konkursboet og modtage eventuel dividende.
Begrundelsen for, at et pengeinstituts ledelse ikke er omfattet af garantiordningen, er et ønske om at sikre, at ledelsen er sig sit ansvar bevidst og ikke risikofrit kan foretage dispositioner for instituttet samtidig med at være sikret egne indskud i instituttet. Garantiordningen er etableret for at sikre indskydere, der ikke deltager i instituttets ledelse, mod uforudsete tab.
Revisionen er en uafhængig instans, der kontrollerer, at administration af bogføring og formueforvaltning foregår i overensstemmelse med gældende lovgivning og interne bestemmelser f.eks. vedtægter og forretningsgange for den pågældende virksomhed. Endvidere kontrolleres, at selskabet har de regnskabssystemer, der er nødvendige, samt at EDB-systemer m.v. også fungerer tilfredsstillende.
Revisorerne må ikke deltage i eller udføre egne spekulationsforretninger. Der er også forbud mod, at revisorerne optager lån i det eller de pengeinstitutter, hvor de er revisorer.
Revisorerne vælges af generalforsamlingen. Mindst én revisor skal være statsautoriseret. De øvrige revisorer skal enten være statsautoriserede eller registrerede.
Revisorerne påser, at det regnskab, som bestyrelsen lægger frem til generalforsamlingen/repræsentantskabet, giver et retvisende billede af virksomhedens økonomi.
Revisorerne udfører revisionen løbende og i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet. Revisionen i årets løb er et led i revisionen af årsregnskabet og et eventuelt koncernregnskab.
Når bestyrelse og direktion har underskrevet årsregnskabet, skal revisorerne give årsregnskabet en såkaldt revisionspåtegning. Når årsregnskab og koncernregnskab er forsynet med revisionspåtegning, kan revisionen betragtes som afsluttet.
Revisorerne skal påtegne regnskabet for derigennem at bekræfte, at årsregnskabet er revideret. I påtegningen skal revisorerne gøre opmærksom på det, hvis regnskabet er behæftet med fejl og mangler i forhold til lovgivningen, som ikke lader sig afhjælpe i forståelse med virksomhedens ledelse.
Det samme er tilfældet, hvis revisorerne har fundet forhold, som kan medføre ansvar for bestyrelse eller direktion, dvs. enten erstatningsansvar eller strafansvar.
Virksomheden kan træffe aftale med revisorerne om, at de tillige foretager andre og videregående beslægtede undersøgelser, end der kræves af lovgivningen. Det kan f.eks. være udarbejdelse eller kontrol af selvangivelse, budget og revision af halvårsregnskab.
Virksomheden kan endvidere træffe aftale med revisorerne om udførelse af yderligere revisionsarbejder.
Revisorerne kan herudover tillige være rådgiver for bestyrelsen, således at revisorerne derigennem bidrager til at tilvejebringe eller forbedre beslutningsgrundlaget for bestyrelsen. Revisorerne må dog ikke deltage i eller tage medansvar for beslutninger, hvorved revisorernes stilling som uafhængig vil kunne bringes i fare.
Selskabet har ikke instruktionsbeføjelse over revisorerne med hensyn til udførelse af den lovbefalede revision af og påtegning på regnskabet.
Revisorerne fører en revisionsprotokol, hvor de anfører interne meddelelser til bestyrelsen om revisionsarbejdets udførelse og resultater.
Revisionsprotokollen skal forelægges på alle bestyrelsesmøder. Og enhver tilføjelse til revisionsprotokollen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Når bestyrelsesmedlemmerne underskriver protokollen, forudsættes det, at denne er gennemlæst.
I revisionsprotokollen skal revisorerne herudover erklære, om bl.a. intern revision, forretningsgange, koncerninterne transaktioner, aktiver og passiver er korrekt værdiansat.
Revisorerne skal i revisionsprotokollen afgive erklæring om, hvorvidt bestyrelsens godkendelse foreligger til bevilling af engagementer eller modtagelse af sikkerhedsstillelse fra bl.a. selskabets direktører og bestyrelsesmedlemmer er opfyldt. Når det gælder pengeinstitutter, skal revisorerne herudover særskilt erklære sig om bl.a. instituttets hensættelser samt beskrive og vurdere instituttets væsentligste engagementer. I realkreditinstitutter skal revisorerne attestere ledelsens særlige indberetninger.
I livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber skal revisorerne særskilt udtale sig om bl.a. registrering af aktiver og koncerninterne transaktioner.
Revisorerne kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. Og de har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøder - medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer en anden beslutning.
Revisorerne har altid ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisorerne eller for aflæggelse af regnskabet.
Revisorerne har pligt til at deltage i bestyrelsens behandling af de pågældende sager, såfremt det ønskes af blot t bestyrelsesmedlem.
Eksempler på revisorernes pligter
Revisorerne
Finanstilsynet skal inden en måned have meddelelse om valg, ansættelse eller afgang af revisorer.
Hvis revisionsskiftet skyldes særlige forhold, skal virksomheden, dvs. bestyrelse, direktion samt revisionen hver for sig redegøre for det til Finanstilsynet.
Særlige forhold foreligger f.eks. hvis revisionsskiftet skyldes uenighed mellem virksomheden og revisorerne. Uenigheden kan f.eks. handle om aktivernes værdi eller om omfanget af revisorernes indsats, herunder revisionshonorarets størrelse.
Bestyrelsen kan bestemme, at der skal oprettes en intern revision.
I pengeinstitutter og realkreditinstitutter, der i henhold til senest godkendte årsregnskab har en balance, der overstiger 1,5 mia. kr., skal der være en intern revision. Det gælder også for livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber, hvor der skal oprettes en intern revision, enten hvis virksomhedens årlige bruttopræmieindtægt overstiger 750 mio. kr., eller hvis virksomhedens forsikringsmæssige hensættelser er større end 10 mia. kr. Endvidere skal der oprettes en intern revision, såfremt der er mere end 50 fuldtidsansatte.
Der skal foreligge en funktionsbeskrivelse for den interne revision, som er godkendt af bestyrelsen.
Den interne revision refererer direkte til bestyrelsen. Lederen af den interne revisionsafdeling udnævnes af bestyrelsen. En eventuel afskedigelse af den interne revision skal opfylde visse krav, jf. revisionsbekendtgørelsen.
Revisionsarbejdet skal udføres i henhold til en godkendt revisionsinstruks, hvor fordeling af arbejdet mellem ekstern og intern revision og retningslinierne for samarbejdet er anført.
Hvor der er en intern revisionsafdeling, skal den valgte eksterne revision påse, at arbejdet er udført i henhold til revisionsinstruksen og med den fornødne kvalitet.
Aktuaren er en forsikringsekspert, der har taget en universitetsuddannelse i forsikringsmatematik m.v. med særlig henblik på de metoder, der anvendes ved fastlæggelse af bl.a. forsikringspræmier, øvrige forhold samt forsikringsmæssige hensættelser.
Livs- og pensionsforsikringsaktieselskaber har pligt til at ansætte en ansvarshavende aktuar til at varetage nødvendige forsikringstekniske funktioner herunder beregninger og undersøgelser.
Det er ledelsens ansvar at ansætte den ansvarshavende aktuar, der skal godkendes af Finanstilsynet.
Søger et selskab Finanstilsynets godkendelse af en ny ansvarshavende aktuar, skal anmodningen være ledsaget af angivelse af årsagen til skiftet.
Den ansvarshavende aktuar skal påse, at selskabet overholder sit tekniske grundlag m.v. I denne forbindelse skal han eller hun gennemgå det aktuarmæssige indhold i selskabets aktiviteter og materiale i øvrigt, herunder markedsføringsmateriale og bonusprognoser og påse, at det tekniske grundlag m.v. til enhver tid er i overensstemmelse med kravene i lov om forsikringsvirksomhed.
Den ansvarshavende aktuar skal omgående indberette enhver tilsidesættelse af selskabets tekniske grundlag m.v. til Finanstilsynet.
Den ansvarshavende aktuar skal beregne de nødvendige livsforsikringshensættelser og løbende skønne over udviklingen i de livsforsikringsmæssige hensættelser.
Aktuaren har ret til af direktionen at forlange alle oplysninger, som er nødvendige for udøvelsen af hvervet.
Den ansvarshavende aktuar skal årligt indsende en beretning til Finanstilsynet med analyser og aktuarmæssige vurderinger.
Finanstilsynet kan kræve de oplysninger af aktuaren, som er nødvendige til bedømmelse af selskabets økonomiske stilling.
Den ansvarshavende aktuar kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. Den ansvarshavende aktuar har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden bestemmelse. Den ansvarshavende aktuar, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i bestyrelsesprotokollen.
Finanstilsynet skal påse, at tilsynslovgivningen bliver overholdt og skal bringe eventuelle overtrædelser til ophør. Formålet hermed er at beskytte henholdsvis indskydere, forsikringstagere, obligationsejere m.fl.
Endvidere medvirker Finanstilsynet, når love, bekendtgørelser, vejledninger, EU-direktiver m.m. inden for den finansielle sektor skal udarbejdes, gennemføres og fortolkes.
De virksomheder, som Finanstilsynet fører tilsyn med, skal give alle de oplysninger, der er nødvendige for, at Finanstilsynet kan udøve sin virksomhed. Tilsynet har adgang til at indhente oplysninger og foretage inspektionsbesøg hos de finansielle virksomheder og virksomhedernes moder-, søster- og datterselskaber.
En del af Finanstilsynets aktivitet udøves ved at undersøge virksomhederne på stedet.
Finanstilsynets ansatte og tilknyttede eksperter er underlagt en særlig tavshedspligt.
Ved en undersøgelse gennemgår Finanstilsynet forhold, der er væsentlige for virksomheden, herunder særligt om de lovgivningsmæssige krav til solvensen er opfyldt. Herunder har Finanstilsynet i de fleste tilfælde drøftelser med bestyrelse, direktion, den ansvarshavende aktuar, ekstern og eventuelt intern revision samt ledende medarbejdere. I realkreditinstitutter undersøges det endvidere, om nyudlån sker i overensstemmelse med reglerne.
Særligt for pengeinstitutter og realkreditinstitutter gælder, at Finanstilsynet ved undersøgelserne gennemgår instituttets udlånsengagementer og vurderer, om der er foretaget de tilstrækkelige hensættelser til tab, og hvordan instituttet vil blive påvirket, hvis der sker ændringer i rente- eller kursudviklingen.
Når det drejer sig om livs- og pensionsforsikringsselskaber, påser Finans-tilsynet bl.a., at de forsikringsmæssige hensættelser til dækning af forsikringstagernes krav er dækket af særligt sikre og registrerede aktiver.
Herudover kontrollerer tilsynet løbende, at virksomheden overholder lovgivningen. Det sker bl.a. på baggrund af periodiske regnskabsoplysninger m.v., som institutterne indsender til tilsynet. Tilsynet får endvidere tilsendt revisionsprotokollen vedrørende årsregnskabet samt aktuarens beretning.
Herudover har Finanstilsynet løbende kontakt med virksomhederne, f.eks. ved at disse retter henvendelse til Finanstilsynet med dispensationsansøgninger eller spørgsmål vedrørende udarbejdelse af regnskab og fortolkning af lovgivning.
For den offentlige repræsentant gælder de samme pligter, rettigheder og ansvar som for de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Den offentlige repræsentant har - som andre bestyrelsesmedlemmer - mulighed for at orientere tilsynet, skattevæsenet og politiet om forhold, der er så afgørende, at det bør komme de pågældende myndigheder til kendskab. Under den forudsætning, at det ikke har været muligt at formå den øvrige bestyrelse til at berigtige situationen eller at foretage en indberetning eller en anmeldelse.
Ethvert bestyrelsesmedlem har dog pligt til omgående at meddele Finans-
tilsynet om forhold, der er af afgørende betydning for virksomhedens fortsatte beståen.