Finanstilsynets interne whistleblower-ordning

Baggrund:

Med implementeringen af CRD IV-direktivet i 2014 blev der indført krav om, at alle finansielle virksomheder skal have en intern whistleblowerordning. Finanstilsynet har siden da også haft en intern whistleblowerordning.

Finanstilsynets interne whistleblowerordning blev ændret i efteråret 2020 i lyset af en vejledning fra Erhvervsministeriet om whistleblowerordninger på Erhvervsministeriets område. Ordningen er senest ændret i december 2021 på baggrund af lov nr. nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere.

Loven implementerer Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten (”whistleblowerdirektivet”). Direktivet stiller bl.a. en række minimumskrav til intern håndtering af indberetninger og til beskyttelse af whistleblowere.

Formålet med loven er at garantere bedre beskyttelse af whistleblowere ved at etablere sikre kanaler i både den offentlige og private sektor til indberetning af overtrædelser. Loven træder i kraft den 17. december 2021. 

Hvad skal vi bruge en intern whistleblower-ordning til?

Whistleblowerordningen har til formål: 

  • at øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold i myndighederne uden at frygte for negative konsekvenser,
  • at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblower-ordningen, og 
  • at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i myndighedernes ydelser. 

Whistleblower-ordningen giver mulighed for, at Finanstilsynets ansatte har et sted at gå hen, hvis de oplever eller får mistanke om, at der foregår alvorlige overtrædelser af lovgivningen.

Whistleblowerordningerne er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold m.v. Problemer bør således i første omgang søges løst ved henvendelse til f.eks. nærmeste leder, personale-/HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. 

Whistleblower-ordningen er blot en ekstra mulighed, hvis du får kendskab til eller mistanke om alvorlige forhold, og du ikke føler dig tryg ved at gå til en af disse parter. 

Der skal være tale om alvorlige forseelser eller mistanke herom. Det kan f.eks. være oplysninger vedrørende lovovertrædelser, manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, fare for enkeltpersoners sikkerhed og lignende. Som eksempler kan nævnes:

  • strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse m.v. 
  • overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el. lign.
  • overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
  • grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
  • grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.
  • bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
    Der forudsættes viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.
    Oplysninger om øvrige forhold som beskrevet nedenfor er ikke omfattet af ordningerne. Oplysninger om øvrige forhold skal som udgangspunkt håndteres via f.eks. nærmeste leder, personale-/HR-afdeling eller tillidsrepræsentant. Oplysninger om øvrige forhold kan eksempelvis være:
    - oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv. og
    - oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Hvem kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningerne kan anvendes af personer, der arbejder for Finanstilsynet. Det omfatter overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.

Ordningerne kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for Finanstilsynet, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Finanstilsynet.

Endvidere kan ordningerne anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos Finanstilsynet, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktretlige forhandlinger.

Desuden kan ordningerne anvendes af samarbejdspartnere, som Finanstilsynet har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (f.eks. leverandører og underleverandører). Ordningerne vil således kunne anvendes af personer, der arbejder under tilsyn og ledelse af f.eks. en af Finanstilsynets kontrahenter, underleverandører eller leverandører. Andre, f.eks. borgere, der har en sag hos Finanstilsynet, vil som udgangspunkt ikke være omfattet.

Hvordan gør jeg?

Hvis du får kendskab til eller mistanke om, at der her i Finanstilsynet sker overtrædelser som nævnt i ovenstående afsnit Hvad skal vi bruge en intern whistleblower-ordning til, kan du anmelde forholdet ved at benytte følgende link, som giver mulighed for at lave en anonym henvendelse. 

Du har mulighed for at indberette anonymt. Se nedenstående beskrivelse ”Vejledning til anonym indberetning”.

Bemærk, at undersøgelser på baggrund af anonyme henvendelser kan give anledning til vanskeligheder i praksis. Det kan f.eks. vise sig ikke at være muligt at undersøge en indberetning uden at kompromittere anonymiteten. Finanstilsynet må i den forbindelse ikke lægge vægt på anonyme oplysninger i sig selv som led i en indgribende afgørelse, f.eks. overfor en af Finanstilsynets ansatte. Det kan føre til, at en indberetning må henlægges på det foreliggende grundlag.

Vejledning til anonym indberetning

Hvis oplysninger indberettes til whistleblowerordningen fra en computer, der er på Finanstilsynets netværk, vil dette eventuelt blive registreret som led i den almindelige logning.

Hvis du ønsker at være anonym, skal du være opmærksom på, at der ved henvendelsen ikke oplyses navn, telefonnummer, e-mailadresse eller andet personhenførbart. Desuden skal du være opmærksom på, at der ikke ved upload eller fremsendelse af filer, herunder dokumenter, film, fotos mv., utilsigtet afgives oplysninger om din identitet. Finanstilsynets whistleblowerenhed vil have mulighed for at stille supplerende spørgsmål og evt. indhente yderligere oplysninger via en anonym tovejs kommunikation under hele sagsforløbet.

Når du har indsendt en indberetning, modtager du et kvitteringsskærmbillede, hvor det fremgår at din indberetning er modtaget. 

Du modtager samtidig en 16-cifret kode, som du skal bruge for at tilgå indberetningen igen.

Hvordan behandles indberetninger?

Indkomne indberetninger registreres og behandles via Finanstilsynets whistleblowerenhed.

Whistleblowerenheden består af Finanstilsynets bestyrelsesformand. Autoriserede medarbejdere i Finanstilsynets bestyrelsessekretariat bistår formanden ved behandlingen af henvendelser.

Finanstilsynets bestyrelsesformand og autoriserede medarbejdere i bestyrelsessekretariatet har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i modtagne indberetninger.

Når whistleblowerenheden har modtaget en indberetning, sendes en kvittering til indberetteren inden for 7 dage. Indberetningen anses for modtaget samme dag, uanset tidspunktet for modtagelsen. Det betyder, at en indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag. Lørdage, søndage og helligdage skal medregnes ved beregning af fristen.

Der foretages desuden en indledningsvis vurdering af, om der er grundlag for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om henvendelsen skal henlægges som åbenbart grundløs, f.eks. fordi den angår forhold eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af Finanstilsynet interne whistleblowerordning.

Hvilke rettigheder har jeg, hvis jeg benytter whistleblowerordningen?

Personer, der indgiver oplysninger til en whistleblowerordning, vil hurtigst muligt og senest tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen blive orienteret om sagens behandling og eventuelt resultater.

Hvis fristen på tre måneder ikke kan overholdes, skal whistlebloweren i forbindelse med bekræftelsen af modtagelsen oplyses om den forventede sagsbehandlingstid.

De almindelige forvaltningsretlige regler finder i øvrigt anvendelse. En indberetning til whistleblowerordningerne vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i en sag i Finanstilsynet, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang). Der kan dog være tilfælde, hvor du vil opnå partsstatus i en sag, som indberetningen omhandler eller giver anledning til.

Der kan efter gældende regler være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne.

Beskyttelse mod repressalier og lignende

Personer, der indgiver indberetninger via whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro på tidspunktet for indberetningen.

Hvis en ansat i Finanstilsynet benytter sig af en whistleblowerordning, kan det ikke i sig selv føre til afskedigelse eller andre former for direkte eller indirekte sanktionering, som f.eks. ændring af den ansattes arbejdsområde, eller at den ansatte ikke tilgodeses i forbindelse med tildeling af løntillæg.

Der kan dog være tilfælde, hvor følgevirkningerne af, at en ansat lovligt benytter sig af sin meddeleret, er af en så alvorlig karakter, at det kan danne grundlag for, at ledelsen sagligt kan gøre brug af de nævnte reaktioner over for den ansatte.

Hvis man som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi man har benyttet en af whistleblowerordningerne, kan man rette henvendelse til whistleblowerenheden, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.

Hvilke rettigheder har de personer, oplysningerne handler om? 

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Den, der er part i en sag, som en indberetning handler om eller har givet anledning til, skal partshøres over eller have mulighed for partsaktindsigt i de øvrige oplysninger, der indgår i indberetningen, udover oplysninger om whistleblowerens identitet. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges som  åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at myndigheden begrænser behandlingen af oplysninger om personen.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningerne. Oplysninger, der er indgivet i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige konsekvenser eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Indberetninger må kun opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde de krav, der følger af whistleblowerloven. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den ansatte, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Hvis jeg vil vide mere?

Hvis du vil vide mere om Finanstilsynets interne whistleblower-ordning, kan du kontakte Finanstilsynets bestyrelsessekretariat (bs-sekr@ftnet.dk).