Finanstilsynets interne whistleblower-ordning

1. Baggrund:
Med implementeringen af CRD IV-direktivet blev der indført krav om, at alle finansielle virksomheder skal have en intern whistleblower-ordning.

Finanstilsynet har valgt også at have sin egen interne whistleblower-ordning, der giver tilsynets ansatte mulighed for at indgive oplysninger om overtrædelser af den finansielle lovgivning begået i eller af Finanstilsynet samt grove overtrædelser af Finanstilsynets interne retningslinjer.

Finanstilsynets interne whistleblowerordning blev ændret i efteråret 2020 i lyset af en vejledning fra Erhvervsministeriet om whistleblowerordninger på Erhvervsministeriets område.

2. Hvad skal vi bruge en intern whistleblower-ordning til?
Whistleblowerordningen har til formål: 
• at øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold i myndighederne uden at frygte for negative konsekvenser,
• at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblower-ordningen, og 
• at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i myndighedernes ydelser. 
Whistleblower-ordningen giver mulighed for, at Finanstilsynets ansatte har et sted at gå hen, hvis de oplever eller får mistanke om, at der foregår alvorlige overtrædelser af lovgivningen.

Whistleblowerordningerne er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Problemer bør således i første omgang søges løst ved henvendelse til f.eks. nærmeste leder, personale-/HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. 
Whistleblower-ordningen er blot en ekstra mulighed, hvis du får kendskab til eller mistanke om alvorlige forhold, og du ikke føler dig tryg ved at gå til en af disse parter. 
Der skal være tale om alvorlige forseelser eller mistanke herom. Det kan f.eks. være oplysninger vedrørende lovovertrædelser, manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, fare for enkeltpersoners sikkerhed og lignende. Som eksempler kan nævnes:

•      strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv. 
•      overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el. lign.
•      overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
•      grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
•      grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.
•      bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Der forudsættes viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.
Oplysninger om øvrige forhold som beskrevet nedenfor er ikke omfattet af ordningerne. Oplysninger om øvrige forhold skal som udgangspunkt håndteres via f.eks. nærmeste leder, personale-/HR-afdeling eller tillidsrepræsentant. Oplysninger om øvrige forhold kan eksempelvis være:

•      oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv. og
•      oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

3. Hvem kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningerne kan anvendes af personer, der arbejder for Finanstilsynet. Det omfatter overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.

Ordningerne kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for Finanstilsynet, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Finanstilsynet.

Endvidere kan ordningerne anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos Finanstilsynet, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre før-kontraktretlige forhandlinger.

Desuden kan ordningerne anvendes af samarbejdspartnere, som Finanstilsynet har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (f.eks. leverandører og underleverandører). Ordningerne vil således kunne anvendes af personer, der arbejder under tilsyn og ledelse af f.eks. en af Finanstilsynets kontrahenter, underleverandører eller leverandører. Andre, f.eks. borgere, der har en sag hos Finanstilsynet, vil som udgangspunkt ikke være omfattet.

4. Hvordan gør jeg?
Hvis du får kendskab til eller mistanke om, at der her i Finanstilsynet sker overtrædelser som nævnt i ovenstående punkt 2, kan du anmelde forholdet ved at sende en mail til Finanstilsynets Whistleblowerenhed på mailadressen Whistleblower@ftnet.dk.”

Du har mulighed for at indberettet anonymt. Se nedenstående beskrivelse ”vejledning til anonym indberetning”.

Bemærk dog, at undersøgelser på baggrund af anonyme henvendelser kan give anledning til vanskeligheder i praksis, ligesom Finanstilsynet ikke må lægge vægt på anonyme oplysninger i sig selv som led i en indgribende afgørelse f.eks. over for en af Finanstilsynets ansatte. Det kan indebære, at en indberetning om ulovligheder mv. i en Finanstilsynet må henlægges, uden det er muligt at komme til bunds i den. 
 
Vejledning til anonym indberetning
Hvis oplysninger indberettes til whistleblowerordningen fra en computer, der er på Finanstilsynets netværk, vil dette eventuelt blive registreret som led i den almindelige logning.

Du kan sikre anonymitet ved at oprette en online mailadresse (fx Gmail eller Hotmail). Modsat en klassisk e-mail konto (fx Microsoft Outlook), så er en online e-mail konto ikke tilknyttet en computer, og du kan vælge at slette din online mailadresse efter brug.

Hvis du ønsker at være anonym, skal du være opmærksom på, at der ved henvendelsen ikke oplyses navn, telefonnummer, e-mailadresse eller andet personhenførbart. Desuden skal du være opmærksom på, at der ikke ved upload eller fremsendelse af filer, herunder dokumenter, film, fotos mv., utilsigtet afgives oplysninger om din identitet.

5. Hvordan behandles indberetninger?
Indkomne indberetninger behandles via Finanstilsynets whistleblowerenhed.

Whistleblowerenheden består af Finanstilsynets bestyrelsesformand. Finanstilsynets bestyrelsessekretariat bistår formanden ved behandlingen af henvendelser.

Når whistleblowerenheden har modtaget en indberetning, sendes en kvittering til indberetteren inden for 7 dage.

Der foretages desuden en indledningsvis vurdering af, om der er grundlag for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om henvendelsen skal henlægges som åbenbart grundløs, f.eks. fordi den angår forhold eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af Finanstilsynet interne whistleblowerordning.

6. Hvilke rettigheder har jeg, hvis jeg benytter whistleblowerordningen?
Personer, der indgiver oplysninger til en whistleblowerordning, vil som udgangspunkt senest tre måneder efter indberetningen blive orienteret om sagens behandling og eventuelt resultater.

I særlige tilfælde, f.eks. ved komplekse indberetninger, vil fristen for orientering kunne forlænges til seks måneder. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.

De almindelige forvaltningsretlige regler finder i øvrigt anvendelse. En indberetning til whistleblowerordningerne vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i en sag i Finanstilsynet, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang). Der kan dog være tilfælde, hvor du vil opnå partsstatus i en sag, som indberetningen omhandler eller giver anledning til.

Der kan efter gældende regler være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne.
Beskyttelse mod repressalier og lignende
Personer, der indgiver indberetninger via whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro på tidspunktet for indberetningen.

Hvis en ansat i Finanstilsynet benytter sig af en whistleblowerordning, kan det ikke i sig selv føre til afskedigelse eller andre former for direkte eller indirekte sanktionering, som f.eks. ændring af den ansattes arbejdsområde, eller at den ansatte ikke tilgodeses i forbindelse med tildeling af løntillæg.

Der kan dog være tilfælde, hvor følgevirkningerne af, at en ansat lovligt benytter sig af sin meddeleret, er af en så alvorlig karakter, at det kan danne grundlag for, at ledelsen sagligt kan gøre brug af de nævnte reaktioner over for den ansatte.

Hvis man som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi man har benyttet en af whistleblowerordningerne, kan man rette henvendelse til whistleblowerenheden, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.

7. Hvilke rettigheder har de personer, oplysningerne handler om? 
De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem.

Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at myndigheden begrænser behandlingen af oplysninger om personen.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningerne. Oplysninger, der er indgivet i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige konsekvenser eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den ansatte, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

8. Hvis jeg vil vide mere?
Hvis du vil vide mere om Finanstilsynets interne whistleblower-ordning, kan du kontakte Finanstilsynets bestyrelsessekretariat (bs-sekr@FTNET.DK).