Finanstilsynet har på baggrund af en række henvendelser taget stilling til, om reglerne for underskrift af bestyrelsesmateriale, f.eks. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed, stiller krav om, at underskrifterne skal forelægge fysisk ved personlig underskrift, eller om disse kan foretages med en digital signaturløsning.
En signatur er karakteriseret ved, at den anvendes som en pålidelig og manifesterende metode til identifikation af den signerede person og til angivelse af selv samme persons godkendelse af dokumentets indhold. Ved fortolkning af krav om underskrift i lovgivningen er det nødvendigt at tage udgangspunkt i de formål, som selve kravet varetager. I det omfang en underskrift foretaget med en digital signaturløsning opfylder de hensyn, som ligger bag kravet om underskrift i lovgivningen, må underskriften anses for at opfylde kravet.
Det er derfor Finanstilsynets vurdering, at krav om underskrift i lovgivningen ikke er til hinder for, at virksomheder kan anvende digitale signaturløsninger i forbindelse med håndtering af bestyrelsesmateriale. Det er dog en forudsætning, at den digitale signaturløsning respekterer formålet med kravet om underskrift i lovgivningen, og at signaturløsningen er betryggende indrettet, så den tilgodeser de samme sikkerhedsmæssige hensyn som en personlig underskrift. Det betyder, at den digitale signaturløsning skal være indrettet således:
- at dokumentet er ægte,
- at dokumentet er endeligt, og
- at man gennem den digitale signaturløsning entydigt kan identificere, hvilke personer der har underskrevet og derved godkendt dokumentets indhold.
For såvel personlige som digitale underskrifter gælder der dermed et krav om ægthed, endelighed og entydig identifikation af underskriveren. Signaturløsningen kan f.eks. være tilknyttet NemID med henblik på at sikre entydig identifikation af underskriveren. Det væsentlige vil dog være, at den digitale signaturløsning sikrer entydig identifikation af underskriveren, jf. § 6 b i lov om finansiel virksomhed.
I de tilfælde, hvor lovgivningen stiller yderligere krav til underskriftens form, som f.eks. § 185, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, der stiller krav om, at underskriften og underskriftens datering skal gives i tilknytning til ledelsespåtegningen, vil den digitale signaturløsning også skulle efterkomme disse formelle krav.
Den digitale signaturløsning, som en virksomhed ønsker at anvende, skal ikke forhåndsgodkendes af Finanstilsynet.